Caractéristiques de sécurité des réceptionnistes virtuelles
Le centre d’appel traite une grande quantité de données confidentielles sur les clients, quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous travaillez. De l’assistance technique aux commandes téléphoniques, en passant par les services de réponse médicale ou la prise de rendez-vous, Une réceptionniste virtuelle doit avant tout veiller à la sécurité et à la confidentialité des données.
En raison de l’accès à des données sensibles, les réceptionnistes virtuelles sont des cibles privilégiées pour les fraudes et les attaques en ligne. Heureusement, Call center VOIP prend au sérieux la sûreté, la sécurité des réceptionnistes.
Réceptionnistes virtuelles et services de réponse conformes à la loi HIPAA
Les propriétaires des centres d’appels ont conscience que certaines industries ont des besoins spécifiques en matière de sûreté et de sécurité, comme les lois HIPAA pour les soins de santé ou les services de réponse médicale. Ainsi, les call center allient les procédures quotidiennes pour se conformer à la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA). Les communications personnalisées comprennent l’importance de la protection des informations des patients et les employés prennent même soin des données et informations sensibles.
Les agents de communication personnalisée suivent une formation complète sur la loi HIPAA et signent un accord de confidentialité, ce qui garantit que les services proposés seront en conformité avec la loi HIPAA. Des mesures de sécurité supplémentaires sont également mises en place, allant de l’accès au bâtiment aux ouvertures de session sur les postes de travail. Le call center soutient ses agents par diverses mesures de sécurité afin de garantir que les informations sur chaque patient soient toujours protégées.
Une équipe de réceptionnistes virtuelles de haut niveau
Le but de chaque centre d’appels est d’assurer la permanence du service client des entreprises, en leur faisant comprendre que le service est disponible en urgence et en tout temps. Grâce aux réceptionnistes et agents virtuels de Call center VOIP, les communications sont vraiment personnalisées. Ces employés font savoir à vos clients que leur appel est important et que leur sécurité est primordiale. Les téléopérateurs procèdent de la manière suivante :
Enregistrement des appels
Avez-vous besoin de l’enregistrement de vos appels ? Les agents filtreront vos appels selon vos instructions, mettront en relation l’appelant avec vous en s’assurant de votre sécurité.
Envoi de courriels, de textes et de télécopies
Votre équipe de direction doit-elle rester au courant des appels reçus en dehors des heures de bureau ? Le Call center VOIP peut envoyer à plusieurs utilisateurs un récapitulatif de tous les messages afin que vous puissiez garder le contrôle de votre entreprise et ne jamais manquer d’informations importantes. La sécurité ne consiste pas seulement à préserver la confidentialité des informations, mais aussi à savoir quand les partager.
Messagerie vocale
La boîte vocale est pratique et facile à utiliser. Vous recevrez à cet effet des notifications immédiates par courrier électronique, SMS ou pager lorsqu’un message sécurisé a été reçu, introduisez votre mot de passe et recevez votre message.
Accès au compte en ligne
L’internet s’est révélé être une puissante plateforme de communication que l’on peut trouver pratiquement partout. Les communications personnalisées vous offrent un ensemble d’outils en ligne variés pour vous rendre la vie plus efficace.
Calendrier des permanences sur le web
Avec deux niveaux d’accès différents, le Web On-Call Schedule permet à tous les membres de votre équipe de voir qui est de garde, tout en permettant à certains d’entre eux d’effectuer les changements nécessaires. Call center VOIP vous propose de multiples niveaux de sécurité et d’accès afin de rendre votre planning plus fluide.